Odpowiedź podsekretarza stanu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej - z upoważnienia ministra -

na interpelację nr 9500

w sprawie regulacji prawnych dotyczących archiwizacji dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy

   Szanowny Panie Marszałku! W związku z przekazaną przez Pana Marszałka, przy piśmie z dnia 13 września 2007 r. znak: SPS-023-9500/07, interpelacją posła Arkadiusza Mularczyka w sprawie regulacji prawnych dotyczących archiwizacji dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy, uprzejmie przedstawiam, co następuje:

   Zasady przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracowników nie były regulowane przepisami emerytalno-rentowymi. Do końca 1990 roku zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej regulowały: ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i achiwach (Dz. U. z 1983 r. Nr 38, poz. 173, ze zm.) oraz wydane na jej podstawie rozporządzenie ministra nauki, szkolnictwa wyższego i techniki z dnia 25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. z 1984 r. Nr 41, poz. 215).

   Zakłady pracy zobowiązane ww. przepisami przechowywały dokumentację płacową pracowników przez okres 12 lat. Oznacza to, że zakłady pracy nie miały obowiązku przechowywania dokumentacji płacowej pracowników sprzed 1980 roku przez okres dłuższy niż 12 lat, a akt osobowych przez lat 50 od zwolnienia pracownika. Przepisy te nie obligowały zakładów pracy do likwidowania dokumentacji płacowej, a jedynie dopuszczały taką możliwość po upływie 12 lat od zakończenia pracy przez pracownika. Część zakładów pracy posiada dokumentację płacową pracowników nawet z okresu 50 lat.

   Rozporządzenie ministra finansów z 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (Dz. U. Nr 10, poz. 35) przedłużyło okres przechowywania dokumentacji płacowej.

   Od 1 stycznia 1991 r. okres przechowywania dokumentacji płacowej, na podstawie której można ustalić podstawę wymiaru emerytury lub renty, jest uzależniony od okresów przewidzianych w przepisach emerytalno-rentowych określających zasady ustalania podstawy wymiaru świadczeń, które nie ustanawiają daty granicznej.

   Archiwa Państwowe, na podstawie wyżej powołanego rozporządzenia, nie wydają zezwolenia na zlikwidowanie dokumentacji płacowej zakładów pracy przed upływem 50-letniego okresu przechowywania.

   Zgodnie z nadal obowiązującym rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (Dz. U. z 1983 r. Nr 10, poz. 49) - środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość zarobku lub dochodu stanowiącego podstawę wymiaru emerytury lub renty jest dla pracowników uspołecznionych zakładów pracy zaświadczenie zakładu pracy wystawione według ustalonego wzoru (druk ZUS Rp 7).

   W sprawie dokumentowania zarobków dla potrzeb ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty Zakład Ubezpieczeń Społecznych w uzgodnieniu z Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej przyjął następujące zasady:

   - dokumentem potwierdzającym wysokość wynagrodzenia w celu ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty jest zaświadczenie wystawione przez pracodawcę na druku ZUS Rp 7 lub legitymacja ubezpieczeniowa zawierająca wpisy o okresach zatrudnienia i osiąganym w danym okresie wynagrodzeniu,

   - w przypadku braku w zakładzie pracy dokumentacji płacowej dopuszcza się wystawianie przez zakład pracy zaświadczenia o zarobkach na podstawie dokumentacji zastępczej, tj. na podstawie akt osobowych pracownika, a więc na podstawie umów o pracę, pism o powołaniu, mianowaniu oraz innych pism określających wynagrodzenie pracownika, których okres przechowywania wynosi 50 lat,

   - dopuszcza się uwzględnianie w zaświadczeniu o zarobkach tylko tych składników wynagrodzenia określonego w aktach osobowych, które przysługiwały bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako stałe składniki w określonej wysokości, np. wynagrodzenie zasadnicze, stałe dodatki określone kwotowo itp.; inne składniki wynagrodzenia, np. premie, nagrody czy dodatki, mogą być uwzględnione tylko wówczas, jeżeli zachowana dokumentacja wskazuje niewątpliwie na ich faktyczną wypłatę w określonej wysokości, od której została odprowadzona składka na ubezpieczenie społeczne. Nie należy w związku z tym uwzględniać premii, nagród i dodatków przysługujących pracownikowi warunkowo i wypłacanych w zmiennych wysokościach, jeżeli dokumentacja osobowa nie potwierdza faktycznej ich wypłaty,

   - w przypadku gdy zainteresowany nie ma możliwości uzyskania zaświadczenia pracodawcy i nie posiada legitymacji ubezpieczeniowej z wpisami o osiąganych zarobkach, dopuszcza się przyjęcie dokumentacji płacowej sporządzonej przez archiwum lub uwierzytelnionej kopii sporządzonej przez inne instytucje przechowujące dokumentację danego zakładu pracy lub prywatnego przechowawcę.

   Jak wynika z powyższego, zarówno Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej, jak i Zakład Ubezpieczeń Społecznych stosują rozszerzającą wykładnię przepisów dotyczących zasad dokumentowania zarobków do podstawy wymiaru emerytur i rent w stosunku do okresu sprzed 1980 roku. W związku z tym ministerstwo nie przewiduje dalszej liberalizacji prawa w tym zakresie i stoi na stanowisku, że dopuszczenie możliwości dokumentowania zarobków na podstawie wiarygodnej dokumentacji zastępczej stanowi optymalne rozwiązanie problemu osób, które nie są w stanie przedłożyć zaświadczenia wystawionego przez pracodawcę na podstawie dokumentacji płacowej.

   Pragnę ponadto nadmienić, że w przypadku odmowy przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych uwzględnienia okresu zatrudnienia oraz wysokości zarobków i w braku możliwości ich udokumentowania pracownicy ubiegający się o świadczenie mogą odwołać się do Okręgowego Sądu Pracy i Ubezpieczeń Społecznych. Postępowanie przed sądem pracy jest dla osób zainteresowanych bezpłatne a prawomocne wyroki sądów mają moc wiążącą zarówno dla stron sporu, jak i dla wszystkich innych podmiotów prawnych.

   Z wyrazami szacunku

   Podsekretarz stanu

   Kazimierz Kuberski

   Warszawa, dnia 9 października 2007 r.