Odpowiedź podsekretarza stanu w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej - z upoważnienia ministra -

na interpelację nr 9250

w sprawie wprowadzenia reformy emerytalnej

   Szanowny Panie Marszałku! W związku z interpelacją posła Waldemara Szadnego przekazaną przy piśmie Pana Marszałka z dnia 24 sierpnia 2007 r. (znak: SPS-023-9250/07) w sprawie wprowadzenia reformy emerytalnej, informuję, co następuje.

   Wprowadzenie reformy emerytalnej było dużym wyzwaniem organizacyjnym dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i rzeczywiście nie wszystkie procesy zadziałały od razu poprawnie. Jednak ogromna większość błędów występujących w dokumentach ubezpieczeniowych przekazywanych do Zakładu została wyjaśniona i skorygowana.

   W okresie od wprowadzenia reformy do dziś Zakład Ubezpieczeń Społecznych podejmował i nadal realizuje szereg działań, mających na celu prawidłowe ewidencjonowanie danych na kontach płatników i ubezpieczonych. Działania te obejmują:

   - wysyłanie zawiadomień do płatników składek o błędach w dokumentach zgłoszeniowych i rozliczeniowych,

   - wyjaśnianie przez oddziały ZUS przypadków braku wpłat,

   - wyjaśnianie przez oddziały ZUS wpłat niezidentyfikowanych,

   - wyjaśnianie dokumentów niezidentyfikowanych,

   - korygowanie dokumentów ubezpieczeniowych i płatniczych

   - porządkowanie kont płatników w Kompleksowym Systemie Informatycznym ZUS,

   - ścisłą kontrolę poprawności zakładania kont płatników składek,

   - porządkowanie kont ubezpieczonych, głównie poprzez scalenie powielonych kont,

   - wyjaśnianie reklamacji ubezpieczonych w zakresie braku składek lub wątpliwości odnośnie do wysokości zaewidencjonowanych składek.

   Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74, z późn. zm.) nałożyła określone obowiązki z zakresu ubezpieczeń społecznych zarówno na Zakład Ubezpieczeń Społecznych, jak i na płatników składek, realizujących obowiązki ubezpieczeniowe. Zakład ma między innymi obowiązek prowadzenia konta ubezpieczonego oraz konta płatnika składek. Konto płatnika składek służy do prowadzenia rozliczeń z tytułu należnych składek, natomiast na koncie ubezpieczonego ewidencjonuje się między innymi informacje o zwaloryzowanej wysokości składek na ubezpieczenie emerytalne za dany miesiąc kalendarzowy. Źródłem danych ewidencjonowanych na koncie ubezpieczonego, stanowiących w przyszłości podstawę do przyznania świadczeń z ubezpieczeń społecznych, są dokumenty przekazywane przez płatnika składek.

   Płatnik składek odpowiada zarówno za prawidłowość i terminowość sporządzania dokumentów ubezpieczeniowych i płatniczych, jak i za terminowe opłacanie należnych składek. Na płatniku ciążą również obowiązki związane z przechowywaniem dokumentów ubezpieczeniowych.

   Zasady przechowywania przez płatników dokumentów rozliczeniowych wynikają zarówno z ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w związku z wykonywaniem przez niego obowiązków w zakresie ubezpieczeń społecznych, jak i przepisów regulujących zagadnienia zabezpieczenia zasobów archiwalnych i archiwów.

   Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nakazuje płatnikom składek przechowywać kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumenty korygujące te dokumenty przez okres 10 lat, od dnia ich przekazania do ZUS. Dokumenty te mogą być przechowywane w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego. Dokumenty zgłoszeniowe przekazywane w postaci dokumentu elektronicznego oraz zgłoszenie w postaci dokumentu pisanego z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej płatnik obowiązany jest przechowywać przez okres 5 lat.

   Postanowienia ustawy o emeryturach i rentach z FUS nakładają na płatnika obowiązek przechowywania list płac, kart wynagrodzeń albo innych dowodów, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika. Należy podkreślić, że 50-letni okres przechowywania dokumentacji jest zgodny z przepisami regulującymi obowiązek przechowywania, jak też zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, co regulują zarówno przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, jak też stanowiący załącznik do rozporządzenia z dnia 16 września 2002 r. ministra kultury wykaz określający archiwalną dokumentację, gdzie zagadnienia związane z dokumentacją płacową i osobową zatrudnionych osób dotyczące składek na ZUS zaliczone zostały do kategorii B50, czyli 50-letni okres ich przechowywania.

   Przytoczone wyżej przepisy nie oznaczają, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych w każdym przypadku wymaga przedłożenia kopii tych dokumentów, w tym również kopii dowodów płatniczych, lecz jedynie gdy taka potrzeba wystąpi, np. w toku prowadzonych postępowań wyjaśniających, wnosi o ich udostępnienie.

   Dodatkowo ubezpieczeni posiadają instrumenty pozwalające na bieżącą weryfikację zewidencjonowanych na kontach danych, m.in. w zakresie składek na ubezpieczenia społeczne, i zgłaszanie ewentualnych błędów:

   - ubezpieczeni urodzeni po dniu 31 grudnia 1948 r., zgodnie z art. 50 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, otrzymują ˝Informację o stanie konta˝. Informacje za lata 1999-2005 zostały już ubezpieczonym przesłane, a obecnie, jak mnie poinformował członek zarządu zakładu, trwa wysyłka informacji za rok 2006. Ubezpieczony, który po otrzymaniu informacji stwierdzi, że na jego koncie nie zostały zewidencjonowane wszystkie należne składki lub zostały zewidencjonowane w niewłaściwej wysokości, powinien zwrócić się do płatnika o wyjaśnienie, a w przypadku braku możliwości wyjaśnienia sprawy u płatnika - zgłosić reklamację w ZUS,

   - ubezpieczeni powinni otrzymywać od swojego płatnika, podpisane przez płatnika lub osobę upoważnioną, informacje o danych wykazanych w imiennych raportach miesięcznych, jakie przekazane zostały za niego do ZUS (art. 41 ust. 8 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych),

   - stosownie do art. 40 ust.1 powołanej ustawy, jeżeli ubezpieczony niebędący płatnikiem składek w ciągu 3 miesięcy od upływu terminu opłacenia składki stwierdzi, że składka należna wykazana przez płatnika w dokumentach nie została opłacona, może zwrócić się do zakładu o udzielenie informacji, czy zakład podjął działania zmierzające do jej ściągnięcia.

   Podsumowując, należy zauważyć, że procesy korygowania danych z początków reformy są skutecznie realizowane. Nie można wykluczyć konieczności wglądu do dokumentów będących w gestii ubezpieczonego, płatnika składek albo archiwum, ale jedynie na zasadzie wyjątku. Jak podkreśla w swoim wystąpieniu członek zarządu Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, niebezpieczeństwo masowego korzystania z raportów papierowych nie istnieje.

   Ponadto Zakład Ubezpieczeń Społecznych rozwija nowoczesne techniki komunikacyjne, które wkrótce umożliwią osobom ubezpieczonym kontrolę prawidłowości zapisów na ich kontach z użyciem miedzy innymi Internetu i telefonii interakcyjnej (IVR). Finansowany z użyciem środków Unii Europejskiej projekt ˝Platforma usług elektronicznych dla klientów ZUS˝ umożliwi łatwy dostęp do stanu konta płatnika i ubezpieczonego, co w przypadku wystąpienia błędów lub opóźnień pozwoli na natychmiastową reakcję płatnika lub zakładu.

   Z wyrazami szacunku

   Podsekretarz stanu

   Kazimierz Kuberski

   Warszawa, dnia 24 września 2007 r.